Süreç Yönetimi: Hiyerarşik Yapıdan Yatay Akışa Geçiş

Günümüzde hem ülkemizde hem de dünya genelinde birçok kuruluş, işletme ve kurum, dikey bir yapıya (yukarıdan aşağıya doğru) dayalı olarak örgütlenmiş ve sınırları net şekilde çizilmiş (duvarlarla korunmuş) keskin bir hiyerarşik yapıya sahiptir. Bu tip yapılar, organizasyonun yapılandırılması, görevlerin tanımlanması ile yetki ve sorumlulukların net şekilde belirlenmesi gibi avantajlar sunsa da, "Kritik Süreçler"in sağlıklı bir şekilde ilerlemesini ve tamamlanmasını engelleyebilir.

Bu durumda, işletmelerde süreçler genellikle tek bir birim ya da kişi tarafından yönetilmez; aksine çeşitli birimler ve kişilerin sorumluluk aldığı, yatay bir akışı benimser. Süreçler genellikle belirli bir birimle sınırlı kalmaz, farklı birimler ve kişiler arasında kesişerek dikeyden ziyade yatay bir şekilde akar. Bu akışın sağlanması da önemlidir, çünkü süreçlerin doğası gereği bu şekildedir.

Daha küçük ölçekli kuruluşlarda ve daha az karmaşık süreçlerde, dikey-hiyerarşik yapı ile bu akışı yönetmek mümkün olabilir. Ancak, kuruluşlar büyüdükçe ve bazı süreçler karmaşıklaştıkça, bu akışı sağlıklı bir şekilde sürdürmek zorlaşır. Bu noktada, mevcut organizasyon yapısı ve hiyerarşi içerisinde birimlerin yönetilmesi yanı sıra, dikeyden bakılarak özellikle kritik süreçlerin de ayrıca yönetilmesi veya koordine edilmesi gerekebilir.

Birim odaklı yaklaşımın aksine, süreci yatay bir perspektiften ele alan yönteme "süreç yönetimi" denir. Süreç yönetimi, kritik süreçlerin belirlenip, birimlerin bağımsız işlemler yerine bütüncül bir akış içerisinde yönetilmesini veya koordine edilmesini amaçlar. Bu yaklaşımda, bireyler kendi birimlerinde yaptıkları işleri sadece bir sonraki birime iletmek yerine sürecin tüm takibini ve sonuçlanmasını da üstlenir. Böylece sistem "otomatik kontrol"ünü de sağlama potansiyeline sahip olur.

Süreç yönetimi genellikle "Matris Organizasyon Yapıları" ile hayata geçirilir. Matris yapılar, dikey ve yatay ihtiyaçları dengeli bir şekilde ele alarak, birim yönetimi ile süreç yönetimini birleştiren organizasyon yapılarıdır. Bu yapıda, bireyler birden fazla yöneticinin sorumluluğunu üstlenir; hem kendi birim yöneticisine hem de süreçten sorumlu "Süreç Yöneticisi" veya "Koordinatörüne" rapor verir. İlk bakışta, farklı kişilere iki yönlü raporlama zorluklar doğurabileceğini düşünebiliriz; ancak matris yapı içinde hangi konularda hangi yöneticiye raporlama yapılacağı ve hangi yöneticiye karşı ne tür sorumlulukların üstlenileceği net bir şekilde belirlendiğinde, bu süreç sorunsuz bir şekilde uygulanabilir ve süreçlerin etkin ve verimli bir şekilde akışı sağlanabilir.

Özetle, Süreç Yöneticisi/Koordinatörü, birimlerdeki süreçlerden sorumlu olan kişilere karşı "amirlik" yetkisine sahip değildir. Genellikle rolü, sürecin başından sonuna kadar uygun "kontrol noktaları" belirlemek, her aşamada etkin veri takibi ve raporlama yapmak, süreçteki aksamaları hızlı bir şekilde belirlemek ve gerektiğinde uyarılarda bulunmak, gerekli geri bildirimleri zamanında sağlamak, süreçte yer alan aktörlerin performansını ölçmek ve raporlamaktır.